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MS Whiteboard —Gemeinsam an der virtuellen Tafel

Zusammenarbeiten, Präsentieren und Moderieren mit MS Whiteboard

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Wenn die Covid-19 Pandemie irgend einen positiven Impuls geliefert hat, dann den, dass die sie zu einem regelrechten Boost bei digitalen Meetings geführt hat.

Virtuelle Treffen erobern seit April (notgedrungen) die Businesswelt und auch in Schule, Sportverein und Parteiarbeit ist diese Form des Austausches auf wundersame Weise zur Selbstverständlichkeit geworden. MS Teams, ein Tool das im März 2020 allenfalls einige Nerds kannten, ist innerhalb weniger Monate in diesem Bereich zum De-Facto-Standard aufgestiegen.

Zeit also, sich mit dem MS Ökosystem für gemeinsames digitales Arbeiten und Präsentieren zu beschäftigen. Denn virtuelle Meetings und ernsthafte Zusammenarbeit erfordern mehr, als eine Webcam, ein Chatfenster und originelle virtuelle Kamera-Hintergründe.

In diesem Artikel will ich daher eine Übersicht über das Tool “Whiteboard” geben.

Was ist Whiteboard?

Die Werbung von MS beantwortet die Frage wie folgt:

Die digitale Leinwand für erfolgreiche Teambesprechungen und motiviertes Lernen in Microsoft 365

Und genau das ist es, wofür die App da ist. Es handelt sich um eine virtuelle Tafel, an der mehrere Personen gleichzeitig arbeiten können oder die z.B. in MS Teams allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden kann.

Einen komprimierten Überblick bzw. einen Spickzettel hat MS übrigens hier zur Verfügung gestellt.

Wo finde ich Whiteboard?

MS Whiteboard unter Windows 10 am einfachsten wie folgt öffnen.

  1. Windows-Taste drücken
  2. “white” eingeben
  3. Enter Taste drücken.
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Ein Raum voller Tafeln

Das Programm sollte sich jetzt öffnen und entweder eine leere Tafel oder eine Übersicht bereits vorhandener Tafeln anzeigen.

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Damit sind wir bei der ersten Frage, die immer wieder auftaucht. Bleiben Tafeln erhalten?

Ja, Tafeln die wir in MS Whiteboard anlegen sind in der Cloud abgelegt. D.h., anders als bei echten Tafeln, bleibt das Erarbeitete erhalten — wenn wir das wollen. Wir können also

  • jederzeit unsere Tafeln aufrufen,
  • gesammelte Ergebnisse ansehen,
  • unserem Tafelbild eine neue Struktur geben,
  • zu einem späteren Zeitpunkt weiterarbeiten,
  • unsere Ergebnisse einem Protokoll beifügen.

Und natürlich, wir können Tafeln auch löschen. Schließlich ist nicht jeder Gedanke es wert, ihn weiter zu verfolgen. 😈

Wir erstellen eine Tafel

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Das Erstellen einer neuen Tafel ist kinderleicht. Ein Klick auf den großen Button mit dem + genügt und es öffnet sich eine leere Tafel.

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Wie wir Hintergrund und Stil der Tafel anpassen, sehen wir uns gleich an, zunächst werfen wir noch einen Blick auf den obigen Bereich der Tafel.

Der Pfeil ganz links bringt uns wieder zurück zur Übersicht über alle unsere Tafeln. Der graue Button daneben ist hier nur zu sehen, weil MS Whiteboard mir gerade mitteilt, dass keine Verbindung zur Cloud besteht und damit kein automatisches Speichern möglich ist. — Yep, die Verbindung war weg. 😕

Der blaue Button mit dem Mensch-Symbol auf der rechten Seite, erlaubt uns weitere Personen einzuladen. Auf diese Weise können wir zeitgleich mit mehreren Personen an der Tafel arbeiten.

Haben wir Nutzer eingeladen, um mit uns an der Tafel zu arbeiten, sieht das Symbol wie folgt aus.

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Über dieses Symbol können wir uns jederzeit eine Liste der Nutzer unserer Tafel ansehen, Schreibrechte erteilen/entziehen und natürlich auch Nutzer wieder entfernen.

Das Symbol in der Mitte symbolisiert uns bzw. unser Konto.

Und schließlich haben wir hier noch das Menüsymbol, dass wir uns gleich ansehen werden.

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Einstellungen vornehmen

Bevor wir nun also endlich starten und unsere Tafel bekritzeln, müssen wir noch einige Einstellungen vornehmen.

Um frustfrei mit dem Programm zu arbeiten, ist es wichtig, die wichtigsten Einstellungen zu verstehen und im Hinterkopf zu behalten.

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Wichtig ist nämlich, die Option ”aktiver Stift” wirklich nur dann auszuwählen, wenn ihr auch wirklich einen aktiven externen Stift für euer Gerät habt und auch nutzt. ⚡️

Ich habe für mein Gerät einen, nutze ihn aber nicht, daher muss die Option “aktiver Stift” ausgeschaltet sein. Andernfalls, können wir später nicht auf unser Tafel malen und es entsteht schnell Frust und unprofessionelles Rumgeklicke!

Der Punkt “Freihand in Form” hingegen ist Geschmackssache. Wenn ihr diese Option auswählt, versucht das Programm in frei gemalten Linien bestimmte Formen, z.B. Kreise oder Vierecke zu erkennen. Wenn ihr damit klar kommt und das wollt, dann ist diese Option ziemlich cool. Wenn ihr das aber nicht wollt oder nicht mit klar kommt, dann stellt die Option lieber aus.

Hier ein kleiner Film, was die Option macht — oder eben auch nicht.

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Wie ihr seht, sucht das Programm in meinen frei gemalten Strichen nach bekannten geometrischen Formen und idealisiert mein Gekrakel dann zu sauberen geometrischen Formen. Wie ihr aber erkennen könnt, klappt dies nicht in allen Fällen…

Die Option “Freihand in Tabelle” ist eine Steigerung von “Freihand in Formen”. Das Programm erkennt freihändig gemalte Tabellen.

Auch hier ein kleiner Film, was die Option macht — oder eben auch nicht.

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Kommen wir nun zu der Option, die alle Einsteiger in das Programm als erstes suchen: “Hintergrund festlegen”. 😄

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Das Menü ist hier selbsterklärend. Wie bei allen Programmen, kann ich auch hier nur dazu raten, einfach mal zu spielen und rum zu probieren.

Ganz nett (oder “niiiccccceeee” wie es neuerdings heißt) finde ich auch die Möglichkeit Rasterhintergründe festzulegen. Damit fällt später das Anordnen, Sammeln und Zeichnen auf der Tafel einfacher.

Tafel nutzen

So, jetzt aber ran! Wo wollen wir starten?

Text muss her

Egal was wir auf unser Tafel machen wollen, wir brauchen dazu nur in unser Werkzeugleiste (meist unten im Programm zu finden) suchen.

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Auf diese Weise können wir uns jetzt eine Überschrift gestalten. Hier als kurze Sequenz gezeigt.

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Tipp: Text kann auch durch einen Rechtsklick an beliebiger Stelle hinzugefügt werden.

Notizzettel anbringen

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Mit Hilfe von Notizzetteln können schnell Ideen eingesammelt und später sortiert werden.

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Hier noch einige Hinweise:

  • Verschieben von Notizen geht in Whiteboard durch Anklicken und Ziehen
  • Text einfügen oder bearbeiten geht am schnellsten durch Doppelklick auf die Notizzettel
  • Notizzettel können größer oder kleiner gemacht werden, indem diese angeklickt werden und anschließend am unteren, rechten Kreis gezogen oder geschoben wird (vgl. Bild)
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Durch die obere Werkzeugleiste, die angezeigt wird, sobald eine Notiz angeklickt wird, können Notizen auch kopiert werden, in Ihrer Farbe verändert oder zur Abstimmung in einer Gruppe genutzt werden.

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Andere Elemente einfügen

Auf die gleiche Weise lassen sich noch viele weitere Elemente einfügen. Interessant sind sicher Bilder und Listen (mit und ohne Nachverfolgung), aber auch PDF-, Word- und Power Point-Dokumente können auf diese Weise angepinnt werden.

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Das Prinzip ist identisch wie beim Einfügen von Text und Notizzetteln.

Malen und Zeichnen

Wirklich spannend, und wohl am meisten Ähnlichkeit mit einer klassischen Tafel aufweisend, dürfte schließlich der Freihandmodus sein.

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Durch Klicken auf das Freihandmodus-Symbol verändert sich die untere Werkzeugleiste in eine Stiftauswahl.

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Mit diesen Stiften können wir jetzt auf unserer Tafel nach Herzenslust herummalen.

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Vorlagen

Eine hilfreiche Sache sind auch Vorlagen.

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Auf diese Weise können wir schnell bestimmte Lay-Outs erzeugen.

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Mit diesen vorgefertigten Skeletten lassen sich so sehr effizient komplexe Tafelbilder erstellen.

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Im Team sind wir stark — Whiteboard zusammen nutzen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Whiteboard mit mehreren Personen zu nutzen:

1. Whiteboard-Fenster in Teams teilen.

Die einfachste Möglichkeit, das eigene Whiteboard anderen Personen zugänglich zu machen, ist das Teilen des Whiteboard-Fensters in Teams.

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Der Nachteil dieser Variante ist, dass Whiteboard hier zur reinen Präsentation verkommt. Teilnehmer können dann zwar sehen, was ich an meinem Whiteboard entwickle, können aber nur über Workarounds (Steuerung teilen) selbst Hand anlegen.

2. Whiteboard aus MS Teams heraus starten.

Es ist möglich, direkt aus einer Teams-Besprechung heraus eine Tafel zu öffnen, an der dann sämtliche Besprechungsteilnehmer arbeiten können. Dies setzt aber voraus, dass der Teams-Administrator die App freigegeben hat.

Hierzu geht ihr so vor:

  1. In der Besprechung auf auf das Teilen Symbol klicken.
  2. Im Abschnitt Whiteboard auf Microsoft Whiteboard klicken

Alle Teilnehmer der Besprechung können nun in Teams das Whiteboard mit Stiften, Text und Notizzetteln unmittelbar nutzen.

Nachteilig an dieser Lösung ist, dass der Funktionsumfang direkt in MS Teams eingeschränkt ist. Hier hilft entweder Variante 3 oder aus Teams heraus die Desktop-App zu starten.

3. Per Whiteboard Einladungen verteilen

Die aus meiner Sicht beste Lösung hatte ich bereits weiter oben beschrieben.

MS Whiteboard bietet, über den blauen Button mit dem Mensch-Symbol auf der oberen rechten Seite, die Möglichkeit weitere Personen zu unser Tafel einzuladen. Auf diese Weise können wir zeitgleich mit mehreren Personen an der Tafel arbeiten.

Haben wir Nutzer eingeladen, um mit uns an der Tafel zu arbeiten, sieht das Symbol wie folgt aus.

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Über dieses Symbol können wir uns jederzeit eine Liste der Nutzer unserer Tafel ansehen, Schreibrechte erteilen/entziehen und natürlich auch Nutzer wieder entfernen.

Ich hoffe mit diesem Beitrag dem ein oder anderen eine Anregung für das nächste virtuelle Meeting gegeben zu haben. Feedback, Anregungen und Tipps und Tricks nehme ich natürlich gern auf.

Tax consultant and IT-Nerd

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